Своевременная автоматизация управления в строительной компаниисоздает конкурентные преимуществаАнна Нетесова
Не за горами то время, когда степень владения информацией о собственном бизнесе и способность управлять издержками будут определять успех или провал строительной компании в условиях нарастающей конкуренции. Обеспечить нужную управляемость позволяют системы управления ресурсами предприятия, или ERP-системы (enterprise resource planning). Однако, по свидетельству разработчиков и внедренцев управленческих компьютерных программ, строители не спешат инвестировать в информационные технологии.
«Лоскуток» к «Лоскутку»
По оценке руководителя направления «Строительство и недвижимость» компании «МАГ КОНСАЛТИНГ» Аркадия Пасербы, по сравнению с западными компаниями уровень автоматизации строительного бизнеса в России составляет около 10—15%. Поэтому и объемы строительства даже у крупнейших отечественных инвестиционно-строительных холдингов на порядок ниже, чем у иностранцев.
Сегодня большинство российских строителей используют автоматизированные системы управления в тех областях своей деятельности, где без этого невозможно обойтись: в бухгалтерском учете, сметных расчетах, проектировании. Ольга Сударикова, директор екатеринбургской компании «Центр строительных программ ЭРИКОС» (Эрикос-ЦСП), разработчика популярной системы по выпуску сметной документации «Смета Плюс», объясняет это желанием качественно и быстро обеспечить безопасность функционирования предприятия — вовремя сдавать налоговую отчетность, вести учет затрат и доходов. «Автоматизация касается не только бухгалтерии, но и производственных подразделений, занимающихся подготовкой сметной документации, выпуском ежемесячных отчетных документов: процентовок, форм М29, накопительных ведомостей и других», — добавляет она.
Часто при этом используется принцип «лоскутной» автоматизации, когда различные задачи решаются разными системами, нередко никак не связанными между собой. Главный бухгалтер московского СУ-205 Нини Скрабневская рассказывает: «Мы используем модули «1С:Бухгалтерия» и сметную программу. В интеграции систем пока нет необходимости, так как компания невелика и объем информации, которую приходится вносить в программу, также небольшой. Правда, сейчас мы задумываемся о том, чтобы перевести бухгалтерию на специализированную систему для строителей «1C:Подрядчик строительства».
Наиболее популярен среди строителей учетный продукт «1C:Бухгалтерия» ведущего отечественного разработчика компании «1C» или его модификации, предназначенные специально для строительных организаций, — «1C:Подрядчик строительства» (разработчик «ИМПУЛЬС-ИВЦ»), «ИКС:Строительство» (разработчик «ИКС Технологии»). Эти программы автоматизируют не только учет и отчетность, но и позволяют проводить плановый и финансовый анализ. Сметное планирование ведется в специализированных программах «Смета 2000», WINABeRC, «Смета Плюс» (всего около 30 систем), большая часть которых разработана также фирмами-франчайзи «1C» и совместима с бухгалтерскими модулями этой системы.
Управленческий учет в небольших и средних строительных компаниях часто ведется в программе собственной разработки на основе Excel или Access, утверждает специалист самарского офиса московской компании «1С:Бухучет и Торговля» Сергей Лобанов. «Мы стараемся убедить заказчиков отходить от практики двойного ввода данных, — говорит он, — и вести управленческий и бухучет в одной базе, то есть в «1C». Что касается проектного управления, то его автоматизация находится на начальном этапе. В небольших фирмах, особенно это касается подрядчиков, при появлении нового проекта рассчитывается сметная стоимость работ, а окончательное решение принимает генеральный директор, он же берет на себя функции контроля реализации проектов. Такой подход, возможно, оправдан спецификой подрядных организаций, так как в них работа сметчика существенно проще, чем в проектных.
Специфика бизнеса проектных организаций заставляет их внедрять системы проектного планирования, включающие как построение будущих денежных потоков строительных проектов и план-графиков работ, так и функционал контроля их реализации. Часто эти программы разрабатываются самостоятельно, для чего строительное предприятие содержит штат программистов, или же заказываются па сторону проверенной IT-компании. Стоимость таких разработок зачастую превышает стоимость внедрения аналогичных по функциям и нередко более рациональных серийных программ, но внедрять их строители не спешат: перспектива раскрыть IТ-компании тайны своего бизнеса воспринимается отрицательно. При этом связь проектного управления с бухгалтерской системой или не налаживается вовсе, или существует лишь частично. Поэтому большую часть информации приходится вносить дважды. Контроль исполнения проектов в подобных случаях часто затруднен, так как проверить реальное завершение работ при помощи сверки данных проектной системы и бухучета сложно.
Бурный поток
В жизни каждой компании наступает момент, когда она перестает справляться с потоком внутренней информации. Тогда появляется необходимость усовершенствовать существующие программные мощности и переходить на тиражное решение, позволяющее объединить проектное управление, бухгалтерский и управленческий учет, а также минимизировать двойной ввод данных. Другие причины интереса к информационным системам управления со стороны строительных компаний, по мнению Аркадия Ласербы, — стремление к снижению себестоимости строительства и повышение управляемости. При этом первыми автоматизируются обычно те участки, которые являются инициаторами всех организационных перемен, или же наиболее проблемные области управления. «Для крупных компаний и холдингов, располагающих собственными строительными мощностями, оборудованием, складами материалов и вспомогательными производствами, в какой-то момент встает задача управления ресурсами вообще. И тогда все «кусочные» программные продукты вынужденно уступают место полномасштабной ERP-системе», — говорит он.
«В свое время мы перешли со специализированной разработки на «1C:Предприятие», так как предыдущую «самописную» систему нужно было постоянно дорабатывать с учетом изменений законодательства и бизнеса, а с тиражной системой это было проще, — рассказывает генеральный директор волгоградского ООО «Стройкомпания СБТ» Евгений Благодарный. — Однако при использовании этой системы так и не смогли выйти за рамки автоматизации учетных функций, хотя я знаю, что некоторым это удается. И в 2004 г. внедрили решение SAP Business One для автоматизации управления в малом бизнесе». Сейчас у «Стройкомпании СБТ» автоматизировано восемь рабочих мест сотрудников: место управляющего (составление отчетности, наблюдение за критическими показателями), финансового директора, бухгалтера [составление отчетности), управление движением наличности, места менеджеров по закупкам и продажам, а также менеджера торгового зала и рабочее место инженера по учету (подготовка документов, ввод и вывод информации о проектах, подготовка к продаже].
Консалтинговые проекты по построению собственно системы управления и учета, предшествующие внедрению КИС, сейчас ведутся или завершены на многих крупных предприятиях строительного комплекса, отмечает Аркадий Пасерба. «Интересно, что при всем спектре используемых в разных фирмах методологий, от системы качества по ISO-9000 и Project Management до Balanced Scorecard и контроллинга, наиболее заметным изменением в повседневной жизни каждой компании становятся объем документируемых технологических и бизнес-операций и качество этого документирования. Такая .культура работы с документами (первичными, рабочими, отчетными) — также важный фактор успеха проекта по автоматизации деятельности компании», — считает он.
Специализированных решений класса ERP для строительной отрасли (систем, полностью автоматизирующих управление ресурсами — денежными, материальными и человеческими) на российском рынке не так уж и много. Это объясняется в первую очередь низким спросом строительных компаний на масштабные и дорогие системы: Среди известных решений можно выделить модификации системы Microsoft Business-Solution Axapta — «МАГ-Строителъ» и «МАГ-Риэлтор», разработанные консалтинговой компанией «МАГ Консалтинг». Кроме этого, существуют отдельные решения на базе «1C:Предприятие 7.7». Например, уже упомянутый «1C:Подрядчик строительства».Эти решения не являются самодостаточными. Пользователи программ на основе Axapta используют для бухгалтерского учета все туже «1C:Бухгалтерию» и сметные системы, а для автоматизации закупок пользователи «1С:Подрядчик строительства» применяют специально разработанные модули. Так, в самарской компании «Волготрансстрой» для этой цели на базе «1C:Предприятия» было создано специальное решение «БТ:Лимитно-заборные карты» (разработчик «1C:Бухучет и Торговля»). В результате его внедрения были автоматизированы учет планируемых объемов по смете с возможностью загрузки смет из сметных программ, учет планируемых объемов строительных материалов по месяцам и поступления строительных материалов, отпуск материалов по подразделениям, а также учет фактически израсходованных материалов.
Разработчики отраслевых решений «МАГ-Строитель» и «МАГ-Риэлтор» считают, что необходимости в создании большого количества специализированных программ нет. Они полагают, что проще и дешевле настраивать под конкретного пользователя — пусть даже такого специфичного, как строительные компании, — тиражные, коммерческие программы. Аркадий Пасерба напоминает: «Есть отраслевые решения и в SAP R/3, и в MBS-Axapta. Есть PeopleSoft EnterpriseOne Real Estate и модуль управления капитальным строительством в отечественной «Галактике», соответствующие модули у «1C». Я уже не говорю о целом ряде систем управления проектами, автоматизации проектных работ или о геоинформационных системах, предназначенных для решения территориально-распределенных задач. Так что все необходимые строительным компаниям программные продукты уже разработаны». А Евгений Новак, генеральный директор ООО «ИМПУЛЬС-ИВЦ» (компания — внедренец программных продуктов «1C»), уверен, что количество программ в целом соответствует спросу рынка. «Стройкомплекс — это, с одной стороны, небольшие бюджеты автоматизации, не сравнимые с нефтянкой и банками, а с другой — достаточно сложная в плане IT отрасль со своей спецификой», — полагает он.
Как правило, выбор делается в пользу ERP-системы, связанной с системами бухучета и сметного планирования, либо в пользу нескольких, объединенных между собой программ, каждая из которых решает ту или иную задачу (бухучет, управленческий учет, проектное планирование и контроль, сметное планирование).
Заместитель финансового директора инвестиционно-строительной компании ЛЭК Евгений Дубинин рассказывает, что у них «установлена «1C: Бухгалтерия», а также используется корпоративная система проектного управления Microsoft Project». «Бухгалтерская программа, — говорит он, — параллельно автоматизирует бухгалтерский и управленческий учет, и ее данные используются для контроля реализации проектов в системе проектного управления. Происходит параллельный ввод данных во все системы. Пока объемы работ небольшие, это допустимо, но в дальнейшем потребует интеграции».
Выбор того или иного варианта зависит от масштаба текущей или планируемой деятельности компании и, разумеется, объема инвестиций, которые она готова вложить в автоматизацию. «Стоимость проекта автоматизации управления слагается из ряда составляющих, в том числе стоимости консалтинга на предварительных стадиях (обследование компании, реинжиниринг бизнес-процессов, постановка управленческого учета, бюджетирования, проектного управления), стоимости программного продукта, доработки и внедрения системы, а также ее последующего сопровождения», — говорит Аркадий Пасерба. По его оценкам, внедрение решения на базе Microsoft Business-Solution Axapla в крупном инвестиционно-строительном холдинге может обойтись в сумму от $200 тыс.
Автоматизация на базе отечественных разработок, таких как «Галактика» или «1C:Предприятия 8.0», стоит на порядок дешевле. Хотя многие строительные компании нельзя заподозрить в нехватке средств, вкладывать в автоматизацию они не торопятся. Сергей Лобанов из «1С:Бухучет и Торговля» объясняет это менталитетом многих руководителей: «Распространено ошибочное мнение, что если компания приносит деньги при существующей системе учета и управления, то и в будущем такая ситуация сохранится. Мы стараемся разубедить их». Другая распространенная ошибка, напротив, связана с желанием купить дорогую систему, которая «решит все проблемы». «Первый этап автоматизации строительной компании должен включать именно оперативное управление и учет. И лишь когда выстроена система информационного обеспечения оперативной деятельности, стоит задумываться об автоматизации процессов решения стратегических задач: определения стратегии инвестирования, управления маркетингом, инновационного развития и других сфер управления, требующих уже применения более интеллектуальных продуктов», — полагает Аркадий Пасерба из «МАГ Консалтинг». Когда же компании пытаются внедрить специфические программы, такие как Comshare (Geac) или Hyperion, не имея первичных данных из качественно работающей системы оперативного учета, их деньги оказываются выброшенными на ветер, предостерегает он.
Хаотическая автоматизация
По мнению как разработчиков, так и са¬мих строительных организаций, про¬блемы, с которыми приходится сталкиваться при автоматизации, типичны для подобных проектов на предприятиях любых отраслей, К ним относятся недостаточная формализация управления, нечеткая постановка целей автоматизации. «Многие руководители рассматривают вложения в информационные технологии как затраты, а не инвестиции. Ситуация осложняется специфичными предметными областями: управление проектами, календарное планирование, сметное дело, объемное МТО, особый бухучет», — объясняет Евгений Новак из «ИМПУЛЬС-ИВЦ».
Существуют и особенности. Все этапы создания строительной продукции — от проектно-изыскательских работ до сдачи объектов в эксплуатацию — строго регламентируются нормативными актами. «Между тем, каждый строящийся объект индивидуален, — напоминает Ольга Сударикова из «Эрикос-ЦСП». — Даже при использовании типовых проектов, например при строительстве домов, в документацию вносятся изменения, связанные со спецификой строительства объекта именно в этом месте». С ней согласны и представители строительных компаний. Уникальность конкретных проектов как по архитектурным и технологическим показателям, так и по способам возврата инвестиций, по общему мнению, значительно усложняют стандартизацию процессов. Кроме того, все строительные проекты имеют достаточно продолжительные циклы, что не дает возможности опробовать ту или иную систему в действии еще до ее покупки и внедрения. Сложностей добавляет и состав управленческого звена строительных компаний, считает Евгений Новак. По его мнению, среди генеральных директоров много бывших партийцев и военных, привыкших работать в социалистической экономике и противящихся переменам.
Сами же строительные менеджеры полагают, что сложнее всего как раз описать нестандартные производственные процессы, а потом заставить сотрудников работать в соответствии с ними. «Переход с одной программной среды на другую всегда болезнен для персонала, — говорит Евгений Благодарный («Стройкомпания СБТ»). — Но самым для нас сложным было перестроить схему работы компании из «удобной» в эффективную». А Евгений Дубинин (ЛЭК) утверждает, что сложности добавляет необходимость взаимоувязки нескольких программных продуктов.
Сергей Лобанов из компании «1С:Бухучет и Торговля» подчеркивает, что «обычно российские строительные компании имеют несколько разнонаправленных бизнесов: инвестиционная деятельность, организация подряда, девелоперский бизнес и т,д.». «Принципы построения управленческого учета в этих бизнесах разные, — говорит он, — а, кроме того, существуют отличия в функциях, выполняемых ими в пределах различных компаний. Объединение нескольких компаний в одну на уровне системы является наиболее сложным элементом автоматизации».
Для того чтобы избежать методологических трудностей, важно соблюдать порядок внедрения автоматизированных систем. «Вначале необходимо автоматизировать бухгалтерский учет, а управленческий и проектный можно и нужно автоматизировать одновременно, чтобы они были взаимоувязаны. Иначе данные двух программ не будут совпадать и потребуется двойной ввод и проверка информации», — делится опытом Евгений Дубинин.
Автор статьи – редактор рубрики «Автоматизация» журнала «Финансовый директор»
