Оптимизация управленческих и коммерческих расходов строительной компании в условиях снижения объёмов работ«По данным Росстата объем строительных работ в июле 2009 года был на 17,8% меньше того же месяца 2008 года (в июне — на 19,6%)»
Газета «Коммерсант»
Аннотация
Этой статьей автор открывает серию публикаций по управлению финансами строительных предприятий в условиях экономической рецессии 2009-2010гг. В статье рассмотрены вопросы оптимизации расходов строительных компаний, как основополагающего аспекта для успешного долгосрочного развития.
Экономика страны вступает в полосу рецессии. Первым делом мировой финансовый кризис отразился на организациях строительной отрасли, что привело также к серьезным проблемам в смежных отраслях. Негативные последствия продолжают влиять на развитие отрасли в 2009-2010 годах. Многие компании скорректировали планы развития с учетом пессимистических прогнозов. Сейчас основная задача сохранить производство и иметь хотя бы нулевую рентабельность.
Строительная отрасль оказалась на острие экономической рецессии, и в России. 2009 год охарактеризовался отсутствием новых вводов, большинство предприятий ведут строительство начатых ранее объектов. Следовательно «дно» в результатах деятельности строителей еще впереди, некоторые эксперты ожидают его только в 2010. «Стоит отметить, что официальная статистика не всегда отражает реальную ситуацию. По словам вице-президента АСР Владимир Пономарева, около 70% строительных компаний России находятся в предбанкротном состоянии либо являются почти банкротами. «В середине этого года будет новая волна проблем с погашением застройщиками своей задолженности перед банками. Расплачиваться им по кредитам нечем», - заявил Пономарев.
Банкиры также дают неутешительные прогнозы по банкротству, смене владельцев ряда компаний с громкими именами и не исключают значительной концентрации (укрупнения) отрасли по результатам перипетий последних лет. Если предположить, что экономика в целом и строительный бизнес в частности находится, где то посередине рецессии, настоящее время – удобный момент как для подведения некоторых итогов антикризисной борьбы, так и планирования дальнейших действий для поддержания стабильной деятельности организаций в этих сложных условиях.
Средняя статистика изменений объемов работ и управленческих расходов по строительным компаниям в первом полугодии 2008 и 2009 гг. такова:
Рис.1 Изменение объемов работ и управленческих расходов по строительным компаниям в первом полугодии 2008 и 2009 гг.
Все началось с падения цен на рынке строительных материалов, позже следом за падением цен на рынке строительных материалов произошло снижение себестоимости жилья, что в конечном итоге привело к падению цен на недвижимость и уменьшению прибыли строительных организаций. Для того, чтобы не допустить банкротства компании начали сокращать затраты, в том числе и административно-хозяйственные.
В свою очередь обычная структура административно-хозяйственных расходов выглядит следующим образом:
Рис.2 Структура административно-хозяйственных расходов
Как отмечалось выше, фактические управленческие расходы в 2009 составляют все еще 8-10 % от объема строительно-монтажных работ. Таким образом, сокращение затрат на содержание административного аппарата дает пропорциональный прирост рентабельности строительной компании. По схеме (рис. 3):
Рис. 3 Зависимость прироста основных показателей от управленческих затрат
Рассмотрим основные пути оптимизации управленческих расходов.
- Сокращение численности административных подразделений.
Сложные экономические условия хороший повод взглянуть по-новому на оптимальность структуры управления, штатное расписание. За последние годы численность компаний, и не далеко не только за счет рабочих, возросла многократно. Еще генерал Деникин писал в своих мемуарах про «стихийное стремление всех штабов всех времен к саморазмножению». При пересмотре штатов административных подразделений необходимо оценить, кому и какого качества услуги оказывает тот или иной отдел, нельзя ли совместить его функции с другим подразделением. Примеры интеграции: финансовый отдел и бухгалтерия, отдел кадров и делопроизводства, сметно-договорной и производственно-технический, проектирования и подготовки производства. Зачастую остающиеся менеджеры и сотрудники сетуют на повышение нагрузки «фронт работ остался, а численность уменьшилась», хорошим контраргументом на это, то есть решением вопроса, является применение специализированного программного обеспечения, повышающего производительность управленческого труда.
- Требование скидок от поставщиков, коммерческих кредитов.
Подавляющее большинство организаций-поставщиков борются за сохранение клиентской базы и готовы к предоставлению различных скидок, безвозмездных коммерческих кредитов. Снижение стоимости услуг может доходить до 30%. Надо только инициировать такое снижение. Кстати повторное проведение конкурсов на поставку той или иной продукции выявляет, отнюдь, неплохих исполнителей для строительных компаний, которые будут рады показать вам свою состоятельность и готовность закрепиться в условиях снижения спроса в В2В секторе. Ведь признаемся, зачастую мы работаем с теми организациями, к которым привыкли, наладили личные контакты, но рынок любых товаров и услуг не стоит на месте. Поэтому периодически нужно пересматривать условия работы с поставщиками, параллельно осуществляя мониторинг рынка данной продукции.
- Передача отчуждаемых непрофильных функций на аутсорсинг, когда это выгоднее содержания собственных подразделений.
Любая строительная компания имеет основные и вспомогательные деловые процессы. Основные процессы обеспечивают получение прибыли – они есть суть существования предприятия – строительное, вспомогательное производство, механизация, проектирование и т.д. Обеспечивающие процессы в свою очередь поддерживают основную деятельность: секретариат, маркетинг, кадры, бухгалтерия, ИТ-подразделение, безопасность. Если учет административных затрат в компании организован в разрезе подразделений, есть реальные положения по отделам, описывающие их функции можно без особого труда сравнить обоснованность расходов на их содержание через запрос коммерческих предложений от фирм соответствующего профиля. Когда сравнение качество/цена показывает превосходство передачи вспомогательного процесса на подряд, к тому же информация, вращающаяся в нем не особо конфиденциальна, можно смело сокращать такое подразделение, оставив одного ответственного со стороны компании, который будет планировать и контролировать работу внешнего исполнителя. Практика показывает, что экономия при передаче функций управления на аутсорсинг может составлять 20-50%, если допустить возможность такой оптимизации, хотя бы в 1/3 подразделений, мы имеем 7-17%-е снижение расходов в масштабах всех административных процессов строительной организации.
- Широкое применение открытых конкурсов.
Государство в последние годы активно применяет практику публичных закупок. Строители, участвующие в размещении госзаказа, уже прекрасно изучили эти процедуры. По официальным данным экономия бюджетных расходов вследствие применения конкурсов, аукционов, котировок составляет десятки процентов. Коммерческие же организации порой не уделяют достаточно внимания тендерной работе. И зря. Недостаток информации по закупке товаров, работ или услуг снижает внимание соответствующего рынка к вашей закупке. Неоднородность (затрудненность сравнения) коммерческих предложений потенциальных поставщиков усложняют определение победителя. Цена предложений разных подрядчиков может отличаться порой в разы. Конечно это не единственный фактор отбора, но в условиях сокращения издержек ориентироваться надо на минимальное по стоимости предложение при нормативном уровне качества. Общий эффект при систематизированном пересмотре условий поставщиков и исполнителей может составлять 5 и более процентов от общего объема управленческих и коммерческих расходов.
- Переход на онлайн способы рекламы строительных работ и готовых объектов, как более эффективные.
Большинство экспертов маркетинга признают, что в настоящее время Интернет уверенно приобретает пальму первенства при работе с аудиториями заказчиков и клиентов. В сети появляется все больше и больше примеров качественных строительных ресурсов: корпоративных сайтов, промо-сайтов конкретных проектов и даже интернет-магазинов недвижимости. Электронная реклама гораздо дешевле и эффективнее традиционных источников. Конечно, не каждая строительная компания привлекает заказы (продает готовую продукцию) посредством Интернет. Но тем, у кого есть постоянный маркетинговый бюджет, мы рекомендуем внимательно рассмотреть электронные способы продвижения как альтернативу офф-лайн носителям (журналы, газеты, выставки и т.п.).
Конечно, морально-психологический климат коллективов в периоды таких экономических потрясений оставляет желать лучшего. Многие напуганы сокращениями, потерей заработка. Главное в таких условиях:
- информационная открытость,
- стимулирование на результат,
- материальное поощрение сокращения расходов.
Строительные компании должны нацелиться на сохранение лучших и самых опытных специалистов, как говорится, костяка, на основе которого впоследствии произойдет возобновление полноценной работы при улучшении макроэкономической ситуации. Мотивирование ключевого персонала должно осуществляться и за счет дополнительного материального стимулирования из сэкономленных средств.
Таким образом, финансовое здоровье - важнейший фактор выживания строительных компаний. Принятие комплексных системных мер поможет выжить и даже развиться, несмотря на сложнейшие условия деятельности в 2009-2010 гг. Общая экономия административных и коммерческих расходов при правильном осуществлении рассмотренных в статье мероприятий может составить 50 и более процентов.
Литература
- Разработка показателей эффективности подразделений, отделов, персонала. Пошаговая инструкция / В.М. Ржехин, Д.А. Александ, Н.В. Коваленко. – М.: Вершина, 2008.-224с.
- Сергеев И.В., Веретникова И.И. Экономика организаций )предприятий): учеб./под ред. И.В. Сергеева. – М.: ТК Велби, Проспект, 2007.-560 с.
- Синяев В.В. , Стратегии аутсорсинга в строительстве (аспекты маркетинга, логистики, PR) – М.:Издательский дом «Дашков и К», 2005.
